Harcırah ödemelerinde dikkat edilecek hususlar
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 33’üncü maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanan 31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı 3’üncü mükerrer Resmi Gazete’de yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile merkezî yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde malî işlemlerin gerçekleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi kapsamında, harcamalarda ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgelere ilişkin esaslar belirlenmiştir.
5018 sayılı Kanun’un 32’nci maddesi hükmüne göre de kamu idarelerince bütçeden bir giderin yapılabilmesi harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkün olup; harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, bütçe tertibi ile gerçekleştirme usulü ve gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır.Dolayısıyla, harcama yetkilisi tarafından verilen harcama talimatı, kamu ihale mevzuatına göre ihale yetkilisi tarafından imzalanan ihale onay belgesi ya da onay belgesi özellikleri itibarıyla aynı nitelikte belgelerdir.
Bu çerçevede, kamu idarelerince bütçeden yapılacak giderler için ilgili mevzuatında düzenlenmesi, aranması ve alınması öngörülen belgelerin düzenlenmesi, aranması ve alınması zorunludur. Bu nedenle, ilgili mevzuatına göre istenen belgelerden Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Hakkında Genel Tebliğ’de (Sayı:2007/1) sayılmayanların ödeme belgesine bağlanmaması gerekmektedir.
Diğer taraftan, bütün muhasebeleştirme işlemlerinin kanıtlayıcı belgelere dayandırılması zorunlu olup, kanıtlayıcı belgeler, ilgili mevzuatında belirtilen belgelerden oluşmaktadır. Dolayısıyla, her muhasebe kaydının bir belgeye dayanması ve mali sonuç doğuran bütün işlemlerin muhasebe kayıtlarında gösterilmesi bir anlamda zorunluluk arz etmektedir.
Bütçeden yapılacak bir giderin ödenmesinde “Harcama belgeleri yönetmeliklerinde” sayılan belgelerin, aynı bilgileri kapsamak koşuluyla, ebadına ve şekil şartına bağlı kalmaksızın basılı olarak veya elektronik ortamda düzenleyebilmelerinin mümkün olduğunu ifade edebiliriz.
Harcırah ödemelerinde dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda başlıklar halinde gösterilmiştir.:
-Harcırah işlemlerinin bir kısmı, yurt içi harcırah boyutuyla, e-yolluk uygulaması üzerinde yapılmaktadır. Yurt dışı işlemleri ise, sistem üzerinden değil, manuel olarak uygulanmaktadır. Söz konusu işlemlerde, öncelikle bu hususun dikkate alınması gerekmektedir. Ayrıca, söz konusu uygulamada zaman zaman aksaklıklar yaşandığı dikkate alınarak, manuel işlemlerin doğru yapılması önem arz etmektedir. Bu nedenle manuel bildirimlerde, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ekinde yer alan formun (Örnek: 27) kullanılması gerekmektedir.
-Geçici görev yolluğu bildiriminde, bildirim sahibinin derecesi ve ek göstergesi, gündelik miktarı, konaklama tutarı gibi bilgilerinin birbiri ile uyumlu olacak şekilde bildirimlerde yer alması gerekmektedir.
-Bildirimdeki imzaların eksiksiz olması ve ayrıca, harcırah bildirimi ve eki faturalardaki bilgi ve tutarların uyumlu olması gerekmektedir.
-Bu bağlamda, görevlendirme onaylarının harcırah işlemlerinin hatasız gerçekleşmesi için doğru bir şekilde hazırlanması gerekmektedir. Görevlendirme onaylarında, görevlendirilen kişinin adısoyadı ve unvanı, görevin konusu, görevlendirilen yer, görevlendirmenin hangi tarihleri kapsadığı, görevlendirmelerde bu süreye yol süresinin dahil olup olmadığı (Onayda yol hariç veya yol dahil ibarelerine yer verilmesi) ile seyahat edilecek vasıta türüne ait bilgilere yer verilmesi uygun olacaktır. Ancak e-yolluk işlemlerinde bu bilgilerin bir kısmı sistem üzerinden yürütülmektedir.
-Geçici görev ile yabancı ülkelere gönderilenlere, özel anlaşmaları gereğince yabancı devlet, uluslararası kuruluş veya resmi diğer kuruluşlar tarafından ödeme yapıldığı takdirde bu ödemelerin, ödenecek olan gündeliklerden indirilmesi hususunda 6245 sayılı Harcırah Kanunu’nun 34’üncü maddesi ile her yıl yayımlanan Yurt dışı Gündeliklere Dair Karar’da belirtilen hususlara dikkat edilerek görevlendirme onaylarına bu hususun yansıtılması gerekmektedir.
-35 Seri No’lu Harcırah Kanunu Genel Tebliği’nde yer verildiği üzere, indirimli gündelik uygulanacaksa bu kapsamda ilgilinin yazılı rızasının önceden alınması gerekmektedir.
- Bu çerçevede ,hatalı bir ödemeye neden olmamak için; görevlendirme kapsamında hangi unsurların ödeneceği (konaklama, yolculuğun ne ile yapılacağı vb.) veya görevlendirme kapsamında hangi giderlerin karşı tarafça karşılanacağına ilişkin bilgilerin de onay belgesi/harcama talimatına yansıtılması gerekmektedir.
-Görevlendirme tarihinden önce gidilmesi veya görevlendirme tarihinden sonra dönülmesi durumunda onayda belirtilen tarihler dışındaki günler için ödeme yapılmamalıdır.
-6245 sayılı Kanun’un 14’üncü maddesine göre geçici olarak başka mahalle görevlendirilenlerin bulundukları mahalden başka bir yere görevlendirilmeleri veya 657 sayılı Kanun’a göre vekâleten başka yere görevlendirilenlerin vekâlet vazifeleri uhdelerinde kalmak üzere geçici görev ile başka bir mahalle gönderilmeleri halinde, aynı kişiye aynı gün için birden fazla gündelik ödenmesi mümkün bulunmamaktadır.
-Seyahatin uçakla yapılacak olması durumunda görevlendirmelerde uçakla kimlerin seyahat
edeceği özellikle belirtilmelidir.
-Konaklama giderine ilişkin faturalarda; görevli personelin adı-soyadı, T.C. Kimlik No, konaklama gün sayısı, konaklama tarihleri, tutar, kaşe-imza mutlaka bulunmalıdır. İlave olarak, konaklama giderine ait fatura ya da belge tarihinin görevlendirme tarihi ile uyumlu olması gerektiğini belirtebiliriz.
-Konaklama giderinin beyanında, her bir gidere ait tutarın fatura üzerinde detaylı bir şekilde gösterilmesi gerekmektedir. Ayrıca, konaklama ücreti içerinde kahvaltı bedeli, içecek bedeli gibi ayrı giderler söz konusu ise, bunların ödenmemesi gerekir. Çünkü yapılan ödeme, sadece yatak ücretini kapsamaktadır.
-Aynı Kanunun 3’üncü maddesinin (e) bendinde yer verilen “Aile fertleri” kavramından hareketle, bir göreve naklen atanan memur ve hizmetliye, aile fertleri için harcırah ödenebilmesi, bunların ikamet amacıyla memur veya hizmetlinin atandığı mahalle fiilen götürülmesine bağlı bulunduğunu, dolayısıyla, sürekli görevle başka yere atanan memur ve hizmetlilerin harcıraha müstahak aile fertlerinin yeni memuriyet mahalline fiilen götürülmesi halinde, harcırah verilmesi gerektiğini, ancak yeni memuriyet mahalline götürülmeyen aile fertleri için hiç bir şekilde harcırah ödenmesinin mümkün bulunmadığının bilinmesi gerekir.
-Pasaport bedeli, yurt dışı çıkış harcı gibi bedellerin de Bütçe Kanunu (E ) cetveli uyarınca kamu personeline ödenmesi gerekmektedir.
-Kurslara katılım giderinin de ödenmesi mümkündür. Ancak mesleki ve sıhhi yeterliliklerinin tespiti veya görülen lüzum üzerine sınav ya da kurs için gönderilenlerin söz konusu sınava veya kursa katıldığını gösteren belge olmadan katılım bedeli ve yolluk ödemesi yapılmamalıdır.
-Aslı yabancı dilde düzenlenen makbuz, fatura, katılım belgesi vb. belgelerin Türkçe tercümelerinin yapılarak bildirime eklenmesi uygun olacaktır. Ayrıca, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nde yer aldığı üzere, konaklama ücretlerinin yer aldığı faturanın, Türkçe tercümesinin onaylanması gerekmektedir.
-Yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelerde; sadece ikametgâh veya görev yeri ile istasyon, havaalanı, iskele veya durak arasındaki nakil vasıtası masrafları ödenebilmektedir. Geçici görevin ifası sırasındaki ikamet yeri ile görev yeri arasındaki taksi ücretlerinin ayrı bir Onay alınmadığı sürece ödenmesi mümkün değildir. Ayrıca belediye hudutları haricinde, taksiyle yapılan seyahatlerde fatura veya perakende satış fişi veya ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişinin ödeme emri belgesine eklenmesi gerekmektedir. Yurt içi seyahatler açısından, e-yolluk uygulaması üzerinden bu bilgiler ve güzergâhların da birbiri ile uyumlu olacak şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.
- 6245 sayılı Yasa’nın 27’nci maddesi ve bu maddeye bağlı 1 sayılı cetvel uyarınca, özel otomobilleriyle (memuriyet mahalli dışı) görev yerine seyahat edenlere, yol masrafı olarak mutat olan taşıt ücreti verilmesi ve kendi araçları ile göreve giden personele gittikleri yerde otogargörev yeri-otogar için taksi ücreti ödenmemesi gerekmektedir.
-Uçak biletinin kaybedilmesi halinde kaybedilen biletin ilgili hava yolu firmasında kalan nüshanın onaylı bir örneğine, hava yolu firması tarafından seyahatin gerçekleştiğine dair şerh konulduktan sonra söz konusu onaylı bilet örneğinin ödeme emri belgesine bağlanması gerekmektedir.
-01.07.2017 tarihi itibariyle yürürlüğe giren Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne (Sıra No: 462) göre; uçak biletlerinin imza ve kaşe tatbik edilerek fatura olarak kullanılabilmesi uygulaması kaldırılmış, bunun yerine aynı tarihten itibaren geçerli olmak üzere biletlerin elektronik imza ile imzalanması uygulaması getirilmiş olup, böylelikle mali e-biletlerin fatura yerine geçmesi için üzerine kaşe damga imza tatbik edilmesine gerek kalmamıştır.
-6245 sayılı Harcırah Kanunu’nun 39’uncu maddesine göre; geçici bir görevle memuriyet mahalli dışındaki bir yere günübirlik olarak gönderilenlerden, gönderildikleri yerde ve yolda öğle (saat 13:00) ve akşam (saat 19:00) yemeği zamanlarından birini geçirenlere 1/3, ikisini geçirenlere 2/3 oranında ve geceyi de geçirenlere tam gündelik ödenecektir.
- Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin 22’nci maddesinde, yurt içi geçici görev yolluklarının ödenmesinde, görevlendirme yazısı veya harcama talimatı, yurt içi görev yolluğu bildirimi ve yatacak yertemini için ödenen ücretlere ilişkin faturanın ödeme belgesine bağlanacağı hükme bağlanmıştır. Ayrıca, 2007/1 sayılı Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Hakkında Genel Tebliğ’in 3’üncü maddesinin 1’inci fıkrasının (a) bendinde, fatura ve fatura yerine geçen belgeler ile düzenleme şekillerinin 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 229-237’nci maddelerinde açıklandığı, söz konusu maddeler gereğince fatura yerine geçen belgeler olarak kabul edilen belgelerden perakende satış vesikası ile ödeme kaydedici cihazlara (yazar kasa) ait satış fişinde mal veya hizmeti alan ya da mal veya hizmetin teslim edildiği kişi veya idarenin adına ilişkin bilgilere yer verilmediğinden, anılan Yönetmeliğin 4’üncü maddesinde yapılan fatura tanımında söz konusu belgelerin sayılmadığı belirtilmektedir. Buna göre, söz konusu yolluk ödemelerinde yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin olarak düzenlenen ödeme kaydedici cihazlara (yazar kasa) ait fişlerin ödemeye esas belge olarak kabul edilmesi mümkün bulunmamaktadır.
- Yolluk ödemelerinin ilgili tertibinden ödenip ödenmediği, ödeme emrindeki tutar ile görev yolluğu bildirimindeki tutarın, birbiri ile uyumlu olması gerekmektedir. Ödeme emri üzerinden damga vergisinin doğru kesilmesi gerekmektedir. Harcırah bildirimlerinde bu oran % 07,59 (binde 7,59 şeklindedir.)
-Ayrıca, avans alınıp alınmadığının, alındı ise zamanında kapatılıp kapatılmadığının kontrol edilmesi gerekir.
-Yolluk bildirimlerinde, İstanbul çıkışlı ve İstanbul dönüşlü aktarma şeklinde gerçekleştirilen uçuşlarda, Ankara-İstanbul veya İstanbul-Ankara arasında yurt dışı gündeliği yazılmaması gerektiğine dikkat edilmesi gerekmektedir.
Kaynak: 100 soruda harcırah rehberi ( Ticaret Bakanlığı İç denetim birimi)
